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Réussir vos festivités

Remarque importante :

Tous les types d’activités nécessitent un délai de préparation. Il faut donc s’y prendre à temps! Deux mois sont en tout cas obligatoires... (Règlement Général de Police :

Organisation de soirée
Article L2.71

1. Les concerts, bals, soirées et autres manifestations diverses, visant à générer du public, en plein
air, avec ou sans chapiteau, doivent faire l’objet de la part de l’organisateur, d’une demande
écrite préalable d’autorisation adressée au Bourgmestre au moins deux mois avant la date de
la manifestation.
2. Par exception à l’article L2.67 les manifestations ouvertes au public mais se tenant
en lieu clos et couvert doivent faire l’objet d’une déclaration préalable par écrit
adressée au Bourgmestre au moins deux moins avant la date de la manifestation
en vue de recevoir toute instruction et tout conseil utile au maintien de l’ordre public.
Sont cependant exclues du champ d’application du présent règlement, les
manifestations organisées dans des lieux d’habitations privés, ainsi que dans
les lieux dédiés journellement à la restauration et ayant pignon sur rue.
Séjour de nomades et campeurs)

...pour les manifestations musicales, les organisations de soirées ou bals, les concerts. D’autre part, le bon sens veut qu’un événement présentant une certaine ampleur (sportif, touristique, folklorique, etc.) exige davantage de temps!
Toute occupation du domaine public ou de la voie publique (y compris pour une collecte humanitaire) nécessite l’avis de la police, une autorisation du Collège communal, voire une Ordonnance de police ou un Arrêté de la Bourgmestre.

Votre groupement souhaite organiser, sur le territoire communal :

  • Une manifestation dans un local communal ou privé (souper, soirée dansante, spectacle d’intérieur, réunion de comité, assemblée générale, après-midi récréative, bourse d’échange, exposition…)
  • Une activité de plein air sur le domaine public (marche, rallye, jogging, course, démonstration sportive…)
  • Une animation ponctuelle de quartier (Marché de Noël, journée «Fonds de grenier», Fête des Voisins, carnaval de rue, braderie, barbecue de quartier, spectacle d’extérieur, fête foraine, feu d’artifice…)
  • Toute autre activité nécessitant aide et information…

L’Echevinat J.C.S.L. (Jeunesse, Culture, Sports et Loisirs) est votre PREMIER interlocuteur. Il est là pour vous renseigner, vous aider et, le plus souvent, pour instruire votre dossier afin de le présenter aux autorités compétentes. Il faut donc avant tout contacter cet Echevinat !
D’abord, par téléphone au 04/235.10.80 ou lors d’une visite en ses bureaux, 44, Les Marnières à 4400 Flémalle; ouverture de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00.
Ensuite, par écrit à Monsieur l’Echevin Fabian PAVONE (voir adresse de la J.C.S.L.).

Ce qu’il faut faire, en bref :

Contacter l’Echevinat pour vérifier l’agenda des manifestations, choisir une date et, le cas échéant, vérifier si les lieux et le matériel sont disponibles. Tout autre renseignement utile pourra vous être fourni à cette occasion.
Regrouper en un seul courrier tous les aspects de votre demande : l’Echevinat se chargera de transmettre éventuellement aux autres services concernés.

Bien préciser dans le courrier :

  • Dénomination du groupement et coordonnées du responsable à contacter
  • Date(s) de la manifestation
  • Type de manifestation
  • Site choisi ou local concerné
  • Itinéraire éventuel (plan indispensable)
  • Matériel communal souhaité (en fonction des stocks  disponibles) : tables, chaises, podiums, grilles d’expo, tonnelles, mange-debout,…

Ce qu’il faut savoir :

Tous les types d’activités nécessitent un délai de préparation : il faut donc s’y prendre à temps !
Suivant le Règlement Général de Police, deux mois sont en tout cas obligatoires pour les événements susceptibles de générer du public (+ de 50 personnes), comme les activités grand public, les soirées, bals, concerts et autres. Dans ces cas, un formulaire d’organisation d’une manifestation doit d’ailleurs obligatoirement être complété (disponible également au Secrétariat général, Hôtel communal, auprès de Mme Sylvie Awouters – Tél. : 04/234.88.31).

Toute occupation du domaine public ou de la voie publique nécessite l’avis de la police, une autorisation du Collège communal, voire une Ordonnance de police ou un Arrêté de Madame la Bourgmestre : sur base de vos demandes, l’Echevinat de la J.C.S.L. est chargé de solliciter ces autorisations pour vous.

Un raccordement sur le réseau public de distribution d’électricité (« raccordement d’installation de courte durée ») implique l’intervention du Gestionnaire de Réseau « RESA », qu’il existe ou pas un coffret fixe sur les lieux. Un forfait consommation vous sera appliqué par RESA, selon la puissance, le nombre de prises et la durée prévue (les montants sont annoncés dans le formulaire dont question ci-dessous).

  • Contactez le 04/240.71.93 (M. Mayeresse) - Fax 04/240.71.24 - ou envoyez un courriel à l’adresse festivite@resa.be pour demander l’usage d’un coffret forain sur le site choisi (précisez l’emplacement au mieux); il faut également compléter et envoyer le formulaire adéquat (« Bon de commande… ») disponible sur leur site : http://www.resa.be
  • Lorsqu’aucun coffret n’existe à l’endroit, RESA en place un temporairement. Si un coffret existe déjà, il est directement géré par le Service Electricité de la Commune. Dans les deux cas, n’oubliez pas de mentionner dans votre liste de matériel communal, le besoin d’un répartiteur électrique (ou « dispatch ») qui permet de répartir le courant en prises mono 220 volts classiques.

Tout raccordement sur le réseau public de distribution d’eau nécessite l’autorisation de la Compagnie Intercommunale Liégeoise des Eaux (C.I.L.E.), l’emprunt d’un « col de cygne » pour associations (modèle pour sous-sol ou modèle pour borne d’incendie), le paiement d’une caution et le paiement des consommations enregistrées. Téléphonez (04/367.84.67) ou rendez-vous directement : Canal de l’Ourthe, 8 à 4031 ANGLEUR. Ouverture : du lundi au vendredi de 08H à 19H; le samedi de 09H à 12H.

Le tir d’un feu d’artifice

Toute activité importante en forêt communale, ainsi que l’usage par des groupes du barbecue collectif (Av. du Gros Chêne - Bois St Paul à Ramet) sont soumis à l’avis de l’Agent de Nature & Forêts :

  • M. Hubert JACQUEMIN, Route d’Aubel, 97 à 4890 Thimister-Clermont (Tél. : 087/68.77.69 - Gsm : 0477/78.12.46)

NB : Le calendrier des battues peut-être obtenu auprès de M. DORVAL Stéphan (Gsm : 0477/41.57.97).

Si votre activité inclut la présence de forains et que l’événement envisagé ne soit pas inscrit au calendrier annuel communal des fêtes foraines, vous devez en aviser le service des Affaires Economiques (Mme Isabelle Crespin au 04/267.60.14) en vue de la rédaction de contrats et la désignation d’emplacements.

En cas de diffusion musicale, n’oubliez pas de prévenir :

  • La SABAM (perception des droits d’auteurs, compositeurs et éditeurs), 2, quai P. Van Hoegaarden 4000 LIEGE
    Tél. : 04/223.31.75 - E.mail : contact@sabam.be - site internet : www.sabam.be 
  • Le service de la «Rémunération Equitable» (droits des artistes-interprètes et producteurs) :
    Outsourcing Partners S.A., Martelaarslaan, 53-55 - 9000 GENT
    Tél. : 02/710.51./01 - Fax : 02/710.51.10
    Site et formulaires : www.bvergoed.be/index.htm